「またか…深夜に鳴り響く緊急出動の電話。」。
ビル管理の現場にいる方なら、一度は経験したことがあるのではないでしょうか。
私もこの業界に飛び込んだばかりの頃は、設備の突発的なトラブルに振り回され、夜間や休日の対応に追われる毎日でした。
「トラブルが起きてから対応する」のが当たり前だと思っていたのです。
しかし、18年間この仕事に携わる中で、それは大きな間違いだと気づきました。
真のプロフェッショナルは、トラブルが起きてから動くのではなく、トラブルが起きる前に動くのです。
こんにちは。
ビル管理の現場統括マネージャーをしている黒田智之と申します。
この記事では、私の18年の経験から導き出した「予防型アプローチ」について、現場で起こりがちな失敗談も交えながら、具体的にお話しします。
この記事を読めば、あなたも日々の業務を「モグラ叩き」から「トラブルの芽を摘む」活動へと変えることができるはずです。
予防型アプローチとは何か？
対症療法から予防管理へのパラダイムシフト
これまで主流だったビル管理は「対症療法」型でした。
これは、故障や不具合が発生してから修理・対応する、いわば「事後保全」です。
一方、「予防型アプローチ」は、設備が故障する前に計画的な点検やメンテナンスを行い、トラブルを未然に防ぐ考え方です。
これは、病気になってから病院に行くのではなく、日々の健康管理で病気を予防するのと同じです。
現場の感覚で言えば、対症療法は「出火してから消火する」活動、予防管理は「火種が生まれないようにする」活動と言えるでしょう。
トラブルの“芽”を摘む：予防型の定義と目的
予防型アプローチの目的は、ただ単に故障を防ぐだけではありません。
- 目的リスト
- 安全性の確保：利用者の安全を最優先に守る。
- 資産価値の維持：建物を最適な状態で長く使い続けられるようにする。
- テナント満足度の向上：快適な環境を提供し、クレームを減らす。
- コストの最適化：緊急対応費用や大規模修繕費を削減する。
これらの目的を達成するために、トラブルの“芽”である「予兆」をいかに早く見つけ、対処するかが鍵となります。
現場で見逃されがちな予兆のサイン
トラブルは、ある日突然起こるように見えて、実は小さなサインを発しています。
しかし、多忙な日常業務の中では、これらが見過ごされがちです。
現場でよくある話ですが、「いつもと違うな」という小さな違和感こそが、重大なトラブルを防ぐ最大のヒントになります。
例えば、以下のようなサインです。
- 聴覚：機械室から聞こえるかすかな異音、ファンの回転音の変化
- 嗅覚：焦げ臭い匂い、カビや下水の異臭
- 視覚：壁のシミ、配管のわずかな水滴、照明のちらつき
- 触覚：モーターの異常な発熱、床のわずかな振動
こうした五感で感じる変化に気づけるかどうかが、プロの腕の見せ所です。
なぜ今、予防型アプローチが必要なのか？
労働人口減少と熟練技術者不足
ビルメンテナンス業界は、深刻な人手不足と高齢化に直面しています。
特に、長年の経験で培われた「ベテランの勘」を持つ技術者が次々と現場を去っていく現実は、私たちにとって大きな課題です。
これまでの「何かあったらあの人が何とかしてくれる」という属人的な管理体制は、もはや限界を迎えています。
誰が担当しても一定の品質を保ち、トラブルを未然に防げる「仕組み」としての予防型アプローチが、今まさに求められているのです。
テナント満足度とトラブル対応の関係
考えてみてください。
テナントにとって、空調が止まったり、トイレが使えなくなったりすることは、業務の停止に直結する重大な問題です。
迅速なトラブル対応はもちろん重要ですが、テナントが本当に望んでいるのは「そもそもトラブルが起きない快適な環境」です。
予防型アプローチによってトラブルの発生件数そのものを減らすことは、テナントからの信頼を勝ち取り、ビルの資産価値を高める上で欠かせません。
コスト削減とリスクマネジメントの両立
「予防にはコストがかかる」と思われがちですが、これは短期的な視点です。
長期的に見れば、予防型アプローチはコスト削減に大きく貢献します。
| 比較項目 | 対症療法（事後保全） | 予防型アプローチ（予防保全） |
|---|---|---|
| 修繕費 | 突発的で高額になりがち | 計画的でコントロール可能 |
| 影響範囲 | 事業停止など二次被害のリスク大 | 最小限に抑えられる |
| 作業効率 | 緊急対応で非効率 | 計画的な作業で効率的 |
| トータルコスト | 高 | 低 |
突発的な故障による緊急対応費や、事業停止による機会損失を考えれば、計画的なメンテナンスでそれを防ぐ方が、はるかに経済的であることは明らかです。
現場で実践する予防型ビル管理
日常点検の「質」を上げるチェックポイント
予防型アプローチの基本は、日々の点検業務にあります。
ただ漫然とチェックリストを埋めるのではなく、「変化を見つける」という意識を持つことが重要です。
- 点検の質を上げるポイント
- 前回比較：前回の点検時と比べて数値や状態に変化はないか？
- 五感活用：異音、異臭、異常な熱など、五感をフル活用して異常のサインを探す。
- 周辺確認：設備本体だけでなく、周辺の壁や床にシミやひび割れがないか確認する。
- 写真記録：気になる箇所は写真で記録し、変化を時系列で追えるようにする。
これらの視点を持つだけで、いつもの巡回点検が「宝探し」のように、トラブルの予兆を発見する活動に変わります。
外注業者との情報共有と連携強化
清掃、警備、設備メンテナンスなど、多くの業務は外注業者との連携で成り立っています。
彼らを単なる「業者」としてではなく、「パートナー」として捉え、密な情報共有を行うことが不可欠です。
例えば、清掃スタッフが「最近、この部屋でカビ臭い匂いがする」と気づいたり、警備員が「夜間に異音が聞こえた」という情報を提供してくれたりします。
こうした現場の生きた情報を吸い上げ、すぐに対応できる体制を築くことが、予防管理の精度を飛躍的に高めます。
設備別：予防管理の落とし穴と対策例
空調設備：「異音」と「異臭」の早期発見
この設備、見逃しがちなポイントですが、空調機からのサインはテナントからのクレームに直結します。
「キュルキュル」という音はベルトの劣化、「ガタガタ」という音は部品の緩みのサインかもしれません。
フィルターの定期清掃はもちろん、ドレンパンの汚れやカビの発生にも注意を払い、異臭の根源を断つことが重要です。
給排水設備：見逃されやすい配管劣化の兆候
給排水設備は壁の中や床下など、目に見えない部分が多いため、特に注意が必要です。
「水の出が悪くなった」「排水の流れが遅い」といったテナントからの声は、配管内部の錆や詰まりが進行しているサインかもしれません。
メーター検針時に、使用していないのにパイロットが回っていないかを確認するだけでも、漏水の早期発見につながります。
電気設備：年次点検では見えない日常リスク
年一回の法定点検（年次点検）さえ実施していれば安心、というわけではありません。
日常的に分電盤の扉を開け、ブレーカーに異常な熱がないか、焦げたような匂いがしないかを確認する習慣が大切です。
特に、テナントの入れ替えで電気使用量が増えた区画などは、想定外の負荷がかかっている可能性があり、重点的にチェックすべきポイントです。
現場でよくある失敗とその予防策
「異常なし」の報告に潜む落とし穴
現場から上がってくる点検報告書の「異常なし」という言葉ほど、注意すべきものはありません。
これは本当に「問題がない」のか、それとも「問題に気づけなかった」だけなのかを見極める必要があります。
私はマネージャーとして、報告書に「特記事項：前回点検時と比較し、ポンプの作動音がやや高くなったように感じる」といった具体的な所感を書いてもらうように指導しています。
この小さな気づきこそが、大きなトラブルを防ぐのです。
情報の属人化と引き継ぎミスの実例
「この件は、退職した田中さんしか分からない…」。
こんな経験はありませんか？
特定の担当者しか知らない情報やノウハウが、その人の異動や退職によって失われる「情報の属人化」は、ビル管理における最大のリスクの一つです。
以前、引き継ぎノートに記載がなかったために、特殊な操作が必要な設備の対応が遅れ、テナントに多大なご迷惑をおかけした苦い経験があります。
誰が見ても分かるように、点検手順や緊急時対応マニュアルを整備し、定期的に更新していく仕組みが不可欠です。
マネージャー視点で見る、予防型文化の定着法
予防活動は、時に地味で評価されにくい業務です。
トラブルを未然に防いでも、それは「何も起きなかった」という結果にしかならないからです。
だからこそ、マネージャーは「トラブルを解決したこと」よりも「トラブルを未然に防いだこと」を評価する文化を組織に根付かせる必要があります。
「あの小さな気づきが、大きな損害を防いでくれた。ありがとう」という一言が、現場スタッフのモチベーションを高め、予防型文化を育てます。
このような文化づくりは、トップの強い意志があってこそ組織全体に浸透します。
例えば、大手設備会社である太平エンジニアリングを率いる後藤悟志氏は、まさに「現場第一主義」を貫き、現場の地道な活動を尊重する姿勢を明確に示しています。
トップが現場を重視するメッセージを発信し続けることが、組織全体の意識を変え、真の予防型文化を根付かせるのです。
予防型管理の仕組み化と組織づくり
管理本部と現場の情報循環をどう作るか
予防型管理を組織全体で実践するには、現場からの情報がスムーズに管理本部に伝わり、本部からの指示が的確に現場にフィードバックされる「情報の循環」が必要です。
日報や週報といった定型的な報告だけでなく、チャットツールなどを活用して、リアルタイムに写真付きで状況を共有できる体制が理想です。
チェックリストとデータ活用による定量管理
「ベテランの勘」は貴重ですが、それに頼り切る時代は終わりました。
点検項目を標準化したチェックリストを作成し、誰がやっても同じレベルの点検ができるようにすることが第一歩です。
さらに、点検結果や修繕履歴をデータとして蓄積・分析することで、「どの設備のどの部分が、どのくらいの周期で不具合を起こしやすいか」といった傾向が見えてきます。
このデータに基づいた計画的な修繕こそ、予防型管理の真髄です。
トラブル共有会議と「学びの見える化」
起きてしまったトラブルは、決して無駄にしてはいけません。
犯人探しをするのではなく、「なぜそれは起きたのか」「どうすれば防げたのか」を関係者全員で冷静に分析する「トラブル共有会議」を定期的に開催しましょう。
そして、その学びを「教訓シート」のような形にまとめ、全員が見える場所に掲示するのです。
失敗から学ぶ姿勢を組織全体で共有し、「学びの見える化」を進めることが、同じ過ちを繰り返さないための最善策です。
まとめ
今回は、トラブルを未然に防ぐ「予防型アプローチ」について、私の経験を交えながら解説しました。
- 予防型アプローチのポイント
- トラブルが起きてから対応する「対症療法」から、起きる前に防ぐ「予防管理」へ発想を転換する。
- 人手不足やテナント満足度向上の観点から、その重要性はますます高まっている。
- 日常点検の「質」を高め、五感で「いつもと違う」サインに気づくことが基本。
- 情報の属人化を防ぎ、組織全体で情報を共有し、失敗から学ぶ文化を醸成することが成功の鍵。
ビル管理の仕事は、いわば「見えない安心」を支える仕事です。
トラブルがないのが当たり前。
しかし、その当たり前は、日々の地道な予防活動の積み重ねによって支えられています。
この記事を読んで、「明日から現場で実践してみよう」と思っていただけたら、これほど嬉しいことはありません。
まずは、あなたの現場を「気づく目」を持って、もう一度じっくりと見渡すことから始めてみませんか？
その小さな一歩が、未来の大きなトラブルを防ぐ、確実な一歩となるはずです。
最終更新日 2025年7月5日 by dustriah
